Een oncomfortabel gesprek voeren, hoe begin je er aan?

Er zijn weinig leidinggevenden die er naar uitzien: het voeren van een oncomfortabel gesprek waarin je een medewerker moet aanspreken op gedrag dat anders moet … En dan heb ik het niet over een feedback-gesprek over een presentatie die anders moet of een document dat beter kan, maar een gesprek waarbij je voelt dat de kans op een vertrouwensbreuk tussen jou en je medewerker reëel is als je het niet goed aanpakt.

Meestal hoor ik dit analytisch en rationeel uitgelegd worden, met een focus op wetenschappelijke onderbouw, eerder zakelijk en vanuit de zogenaamde bovenstroom. We gaan hier immers graag logisch en rationeel mee om, uit angst de gesprekspartner te confronteren of boos te maken of ... We leggen beleefd maar zakelijk uit wat de ander verkeerd deed, we lopen verbaal met een grote boog rond het conflict. We zijn grote mensen, dan komt het wel goed. De andere zal dat wel begrijpen …

Niets is minder waar.

Als je de onderstroom negeert, zet je het vertrouwen tussen jou als leidinggevende en je gesprekspartner op het spel.

Stel je zelf in de positie. Je kunt rationeel wel aanvaarden dat jouw leidinggevende jou heeft uitgelegd wat anders moet. De manier waarop bepaalt echter of de vertrouwensrelatie overeind blijft.

Als je de onderstroom (wat niet gezegd maar wel gevoeld of onderhuids bedoeld of verondersteld wordt) negeert en spreekt vanuit een fake rationele oppervlakkigheid, kom je als leidinggevende vroeg of laat gegarandeerd in de problemen en ondermijn je het vertrouwen.

Kwetsbaarheid is kracht. Je dient altijd de onderstroom mee te nemen in je overwegingen.

Je zou volgende stappen als hulp kunnen hanteren.

1) Leg het doel van het gesprek uit en verduidelijk je intentie.

Het doel is altijd vanuit een positieve intentie, gericht om je gesprekspartner te helpen, te doen groeien. Het doel kan dus nooit het afreageren van jouw persoonlijke frustratie zijn! Kondig het gesprek aan op voorhand. Een mogelijke opbouw zou kunnen zijn:

• Je weet dat ik je respecteer in hoe hier op het werk omgaat met ... en ik vind het heel waardevol hoe je …

• Ik zou graag een gesprek met je aangaan, maar ik zie er wat tegenop. Het is geen comfortabel gesprek. Ik waardeer onze samenwerking te veel om het gesprek uit de weg te gaan en ik zou het erg vinden mocht onze relatie hier onder lijden.

2) Vraag om toestemming

a. Ben je bereid om het gesprek aan te gaan?

b. Wanneer zou dat voor jou passen?

Wat je beter niet gebruikt in dergelijke gesprekken: “Mag ik je feedback geven?”. Dat kun je wel doen in gesprekken met minder gewicht, maar bij oncomfortabele gesprekken over gedrag doe je dat beter niet. Door de eerste 2 stappen maak je de onderstroom duidelijk. Je stelt jezelf kwetsbaar op en maakt je waardering duidelijk. Bij je gesprekspartner vergroot dit meteen de kans op een open, ontvankelijke houding. Het is hem of haar duidelijk dat de relatie voor jou belangrijk is, en dat het geen fijn gesprek wordt. Daarnaast maak je de goede intentie expliciet.

3) In het gesprek zelf kun je een aantal principes hanteren. Een aantal van de stappen komen overeen met het ruimer bekende OSCAR-model, maar aangevuld met elementen die tegemoet komen aan de noden in de onderstroom.

a. Benoem het concrete gedrag van de andere in een specifieke situatie, vanuit observatie. Algemene bewoordingen en algemene situaties zijn geen hulp en worden ervaren als ‘rond de pot draaien’ of ‘een stok zoeken om een hond te slaan’.

b. Spreek vanuit je eigen gevoel en waarnemingen. Je benoemt wat je voelt, observeert waarom dit voor jou een probleem of een zorg is.

c. Leg uit wat het gevolg is van het gedrag. Hier ga je niet de strijd aan over het gedrag zelf als goed of fout. Doe je dat wel, dan dreig je in een welles-nietes spel te verzanden of in het ergste geval een verschil in wereldbeeld. Focus je op de negatieve gevolgen van het gedrag voor je gesprekspartner zelf, op korte of lange termijn. Je kunt ook de gevolgen duiden voor collega’s, klanten, het team, het bedrijf indien dit van toepassing is, ….

d. Geef een alternatief gedrag aan of ga een open dialoog aan over wat het alternatief kan zijn. Je intentie is hier helpen om het gedrag met negatieve effecten te vervangen door positief gedrag.

e. Leg uit wat het resultaat van het alternatieve gedrag is.

4) Sluit na de dialoog af met een herhaling van de intentie en doel van het gesprek.

Belangrijk!

• Bereid je gesprek voor! Vlieg er niet in als een wildeman en sta op voorhand even stil bij de verschillende stappen, zodat je de onderstroom niet mist.

• Maak duidelijk dat het gedrag voor jou dient te wijzigen, maar zeg JA tegen je gesprekspartner als persoon. We zijn gelijkwaardige mensen in een andere rol.

Warme groet,

Jeroen